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Contabilidad

Conciliación bancaria, qué es y cómo hacerla

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La conciliación bancaria es un procedimiento que realizan las empresas para tener sus cuentas bajo control. No es algo obligatorio pero sí muy recomendable para controlar la tesorería. Se trata de justificar todos los movimientos bancarios enlazándolos con su operación. Aquí vamos a ver de qué se trata exactamente y resolveremos las dudas más comunes sobre cómo realizar la conciliación bancaria con ejemplos prácticos.

¿Qué es la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria es un proceso que permite comparar los apuntes contables que la empresa tiene registrados sobre una cuenta, ya sea corriente o de ahorro, con los movimientos bancarios.

En otras palabras, comparar el extracto que el banco nos envía a final de mes con las operaciones que tengamos registradas de los ingresos y gastos que ha generado la empresa en ese mismo mes. Y asegurarnos de que coinciden.

Debemos determinar que cada una de las transacciones del banco pertenece a una factura. Por ejemplo:

  • Tenemos un cargo de Endesa por importe de 100 euros y lo conciliamos con la factura eléctrica que previamente nos ha enviado.
  • Por otra parte, nos aparece un ingreso por valor de 1000 euros por el cobro de nuestros servicios de fotografía. Deberemos tener a mano la factura que le hicimos a nuestro cliente y ver si los importes coinciden.

¿Cuándo tengo que hacer la conciliación bancaria?

La conciliación bancaria suele hacerse cada mes, aunque muchas empresas deciden acortar el periodo y hacerla cada menos tiempo. No existe una regla ni un procedimiento estandarizado. Todo depende de cómo te sientas más cómodo con tus cuentas.

¿Qué necesito para hacer la conciliación bancaria?

Fundamental, antes de empezar a conciliar un periodo, tener la contabilidad al día.

Y, además, necesitarás:

  • Los extractos bancarios que te envía cada mes tu banco. si tienes servicio de banca online, desde allí puedes acceder a los movimientos.
  • Las facturas emitidas y recibidas, los tickets, los cheques emitidos y cobrados, los depósitos recibidos, las retiradas de efectivo. Es decir ,todos los movimientos del mes efectuados a tu cuenta o cuentas bancarias.
  • La conciliación bancaria del mes o periodo anterior para comprobar el saldo final y los ajustes pendientes.

Más adelante veremos cómo hacer la conciliación bancaria de forma automática. En este caso, solo necesitarás conectarte a tu banco desde la aplicación de contabilidad para importar el extracto bancario. Siempre y cuando hayas utilizado la aplicación para generar todas tus facturas, tanto emitidas como recibidas, y hayas subido los tickets.

¿Cómo se hace la conciliación bancaria?

Existen dos formas de hacerla. Una manual y la otra automática a través de un programa de facturación y contabilidad automático como Holded.

Manualmente

La forma manual se lleva a cabo con Excel o en papel. La empresa anota todos los movimientos, tanto bancarios como de facturación, y los compara para ver si coinciden. Empezaremos comprobando el saldo inicial y el saldo final, y si vemos que hay alguna diferencia, procederemos a revisar y verificar los movimientos:
puntearemos las operaciones comprobadas y correctas, y señalaremos las que tengan algún error.

Lo más normal es que haya algún descuadre y hay que averiguar a qué se debe. Lo habitual es que esté producido por un descuido en tu libro contable o por un recibo o factura que se te haya traspapelado. También ocurre en ocasiones que nosotros hayamos anotado un cobro o pago pero que el banco todavía no lo haya recogido.

Este procedimiento que, en principio, parece tan sencillo, trae muchos quebraderos de cabeza y hace que se pierda mucho tiempo.

Automáticamente

Sin embargo, hoy en día tenemos la posibilidad de hacer la conciliación de manera automática. Para ello utilizaremos un programa de contabilidad en la nube que haga la conciliación bancaria automática. Nosotros solo tendremos que subir el extracto del banco y enlazar los ingresos y gastos con un movimiento determinado del extracto.

Holded se conecta a más de 50 bancos e importa automáticamente todos tus movimientos bancarios.

Así, una vez que tengamos todos los movimientos del banco, solo tendremos que asociarlos con las facturas o tickets de ingresos y gastos para que cuadren.

Llegados a este punto, una pregunta muy común es: ¿qué pasa con los pagos fraccionados? ¿Y con las comisiones del banco?

No hay ningún problema con los pagos fraccionados ya que podremos asociar más de un movimiento a una sola factura.

Del mismo modo, si el banco nos ha cargado comisiones, podremos indicarlo como un gasto en nuestro programa de facturación y así asociar ese movimiento a dicho gasto.

Es sencillísimo. Y la ventaja clarísima: tu tesorería se mantiene actualizada y el margen de error es prácticamente cero.

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